Der Begriff Digitalisierung ist in aller Munde. So fallen Schlagwörter wie IoT (Internet of Things), Drohnen, Cloud, Big Data, Industrie 4.0, Cognitive Computing, etc. Neue Technologien lassen auch neue Geschäftsmodelle und –prozesse entstehen. Doch auch die Arbeitswelt selber und vor allem, wie gearbeitet wird, verändert sich. Emails sind heute wohl schon jedem bekannt, aber welche weiteren Tools stehen zur Verfügung, um die Arbeitsprozesse zu optimieren? von Roy Franke
Nachfolgend soll die kurze Übersicht Inspirationen liefern, wie das persönliche Arbeiten mit Hilfe der digitalen Anwendungen optimiert werden kann. Dabei liegt der Fokus vor allem auf dem persönlichen Informationsmanagemnt bzw. auf der Zusammen-arbeit mit ortsunabhängigen Teams.
Evernote
Gemäss Wikipedia ist Evernote „… eine Software- und Webanwendung, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten unterstützt.“ Diese Beschreibung wird dem Funktionsumfang des Tools bei weitem nicht gerecht. Grundsätzlich können Notizen erstellt werden, welche mit verschiedenen Medien (Fotos, Internet-Seiten, PDFs, etc.) angereichert werden. Diese Notizen werden auf allen Geräten synchronisiert, so dass man sowohl auf dem heimischen PC, aber auch auf dem Geschäfts-PC, wie auch auf dem Smartphone etc. immer Zugriff auf seine Informationen hat.
Interessant ist es auch, weil PDFs, aber sogar handgeschriebene Notizen durchsucht werden können. Somit kann man z.B. alle relevanten Dokumente digitalisieren und hat alles zentral an einem Ort gespeichert.
Auch für Firmen ist Evernote eine interessante Plattform. Über das Business-Angebot können Geschäftsnotizbücher erstellt werden. In diesen können die Mitarbeiter ihre Notizen (z.B. Projekt-stände, Erfahrungen, Sales-Informationen, etc.) ablegen und entsprechende Mitarbeiter/Teams haben dann darauf Zugriff.
Trello
Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-software. Dabei kann jede einzelne Aufgabe (Task) mit verschiedenen Medien (PDFs, Fotos, etc.) ergänzt werden. Die Grundversion ist für kleinere Teams schon bestens geeignet.
HipChat
Mails sind zwar eine praktische Sache, jedoch dauert es bisweilen lange, bis eine Antwort kommt – vor allem, wenn man nur eine kurze Frage gestellt hat. Auch kann die Historie einer Diskussion nur schlecht nachverfolgt werden. Da bieten sich unternehmens-interne Chat-Tools entsprechend an. Nebst Slack ist HipChat einer dieser Vertreter, einfach in der Bedingung und deshalb rasch erfolgsversprechend.
Google Drive
Zum einen bietet Google Drive wie andere Cloudanbieter (z.B. Dropbox) Speicherplatz für verschiedene Dokumente. Zum anderen besteht jedoch auch die Möglichkeit, gemeinsam und zeitgleich online an einem Textdokument, einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation zu arbeiten. Vorbei sind somit die Zeiten, in welchen nur eine Person in einem Dokument Änderungen vornehmen konnte, während die andere warten musste.
Obwohl diese Tools einen Mehrwert in den täglichen Arbeitsprozess bringen, ist es mit der Einführung eines Tools alleine nicht getan. Das Eine ist die Technik. Viel wichtiger ist es aber, ein solches Tool optimal in ein bestehendes Setting zu implementieren. Hierzu gehören unter anderem Anpassungen von Prozessen und vor allem die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Erfahrungsgemäss lohnt es sich, im Kleinen zu beginnen und entsprechende Unterstützung zur Seite zu haben.
Autor:
Roy Franke arbeitet als Consultant im Bereich Digital Business
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